プロジェクトが立ち上がった当時、社内の情報システムは部門ごとに異なるものが使われていました。そのため、全社的な情報の共有をすることが非常に難しい状況でした。製品の原価は月末に締めるまで正確にわかりませんでしたし、製造中の製品の進捗状況も、複数のシステムに登録された情報を見比べて組み合わせていかないと正確には読み解けない。時代は「リアルタイムで会社のヒト・モノ・カネの動きを把握しよう」という方向に進んでいるのに、情報が一気通貫で流れるような最適なシステムになっていなかったのです。

当時の状況を、私たちは「3つの差がある」と言っていました。
1つ目の差は、購入品の見積りと実際の金額の差。見積りの際に使用する原価マスタは定期的な見直しを行っていましたが、タイミングにより実際の購入額とは差が生じていました。
2つ目の差は、製品の製造過程における予測原価と実際の差。原価実績は月末締めであったため、それまで正確に分かりませんでしたし、見積・設計・購買・財務のシステムが別システムでしたので、製品の最終原価の予測も簡単にはできませんでした。
そして3つ目が、1や2の状況が起こったときに原因を解明するまでのタイムラグ、すなわち時間の差です。
問題が起こったときに、システムが統一されていないために複数のシステムを個別に調査しなければいけなかったのです。各部門の担当者に問い合わせても、「それは設計に聞いてください、それは調達に聞いてください」など、なかなか話が進まず、その原因の解明に時間がかかっていました。

これらの状況から、「社内で情報システムを統一し、一気通貫させる」ということが大きな目標になりました。そのことにより、ヒト・モノ・カネの動きをできるだけタイムリーに、正確に把握できるようにと考えたのです。
もう1つの背景として、業務プロセスの見直しがあります。
私たちは創業以来、綿々と見直しを重ねてきました。効果を上げている部分も非常に多いと思うのですが、一方で、成果が上がらない部分もあり、広く世の中からいいものを取り入れ業務プロセスのレベルアップをしようと考えたのです。また、期間も限られていたので、今回の新システム導入では自社開発ではなく、パッケージ化されているシステムを導入することにしました。

短期間の立ち上げのため、カスタマイズは極力避けて既存のパッケージを使うということが大方針の1つでしたので、各社のパッケージが、どれだけ私たちの業務にマッチしているかが選定基準になりました。「こんなことはできますか？」「私たちはこんな仕事の仕方をしてるんです」という当社からの問いや説明に対して、ＮＴＴデータ関西は、「それなら、こんな機能がありますよ」という適切なアドバイスを非常に多くいただきました。パッケージの標準機能とのマッチング状況がとても良かったです。

「より良い業務プロセスを世の中から広く取り入れよう」ということが新システム導入の狙いの1つでした。その点、Biz∫SCAW製番管理システムは多くの製造業で導入され、当社の考えにあった良いシステムです。つまり、扱う製品が違っても通用する「より良い仕事の仕方」をサポートしてくれるシステムだと考えました。製造業における実績に裏打ちされた信頼性が、選定の大きなポイントになりました。

見積りを作成するにあたっては、各部門に問い合わせたり部門ごとのシステムに入って情報を見るという作業がなくなりましたので、作成スピードが格段に速くなりました。そして、精度も高くなりました。以前は見積りと実績を比較するとマイナスになってしまうような見積りもあったのですが、今ではそれはほとんどなくなりました。プラスへの振れ幅も非常に適正です。予実の差が小さく、「この見積り通りにいける」という安心感があります。
また、製品が完成する2カ月前には原価の予測が立つようになりました。この予測も、精度も±5％と非常に高いです。その結果、四半期ごとの利益が見通せるようになりました。

見積りの精度の高さは、調達部門の仕事のスピードアップという効果につながりました。「この見積り通りにいける」という信頼感があるので、受注が決まったときには、すぐに調達に取り掛かることができるのです。以前でしたら設計が完了するまで調達に取り掛かれず、調達待ちで製造が止まることもありました。製品によっては、調達期間が4カ月かかっていたものが3カ月になるという、リードタイムの25％短縮が可能になりました。

見積り精度の向上には、新システムを設計部門の用いるCADと連動させたことも大きな要因としてあります。
新規ユニットの見積り時は、類似案件からの見積りを行うため、製品完成後でしか該当ユニットの実績原価がわからず、見積りへの反映も遅れていました。新システムでは、設計時に実際の構成・図面が決まった時点で設計データを新システムに反映させます。これにより、タイムリーに見積りが更新されるとともに、部品完成とともにコストも確定するという仕組みです。
このようなCAD連携により、見積りと手配が完全に一致しコストが正しく反映され、精度の高い見積りや原価予測・実績がタイムリーに行えるのです。

間接的効果も上がっています。例えばシステムのメンテナンスコストです。部門ごとに異なるシステムが稼働していた頃は、メンテナンスを複数名で行っていました。今はシステムを統一したことで、メンテナンスをほぼ1人で行うことができます。メンテナンスにかかる手間が圧倒的に減りました。

データの加工がしやすくなりました。仕事をしていると、「業務に有用な情報」が欲しくなるときがあります。そんなとき、以前は複数のシステムから探し出し、データ間の整合性をとるため、データ変換などを行う必要がありました。探した情報は、エクセルに抽出して突き合わせながら読み取っていました。それが今では、整合性を気にする必要はなくなり、Microsoft Accessを使って一発で見ることが可能に。システムに蓄積された情報から、より多くのことを読み解けるようになりました。

お客さまへのサービス向上にもつながっています。問い合わせや要望があったときに、回答を用意するまでには社内の複数のシステムから調べたり、担当者に聞いて回る必要があったのです。それが現在は、新システムの中で解決してしまいます。以前は回答まで数日かかっていたものが、今では数時間に短縮されました。

PDCAを回しやすくなったという効果もあります。Biz∫SCAW製番管理システムでは、原価削減をはじめとした改善の取り組みとその結果が非常にわかりやすくひも付けられています。「この取り組みは効果がある！」ということが目に見えてわかりますので、続けるべき活動と、軌道修正すべき活動を切り分けしやすく、今までにも増して、改善に意欲的に取り組めるようになりました。

CADとの連携機能をさらに活用していきたいです。現在、CADは三次元化が進んでいます。とはいえ、蓄積されたCADデータには二次元も多く、これを三次元データに移行させることで、Biz∫SCAW製番管理システムとCADとの連携機能はさらに活用度が高まります。
また、私たちが「機歴」と呼んでいるアフターサービスに関する情報も、新システムでは標準機能で取り扱うことが可能なため、蓄積・活用していきたいです。現在は開発や製造時の活用が中心ですが、機歴も充実することで、「製品が生まれるときから寿命を終えるときまで」情報を把握し続け、タイムリーに必要なサービスを提供し続ける姿を思い描いています。

今、従業員教育が大きなテーマとして浮上しています。「最適な業務プロセスを構築する」というテーマも掲げていた今回の新システム導入プロジェクト。現場のリーダークラスにはプロジェクトの狙いや新たな業務プロセスについて周知・徹底していたのですが、現場への浸透となると、まだまだ道半ばです。慣れ親しんだプロセスを変えるのは簡単なことではありませんが、研修などの場を設けながら、じっくりと現場まで浸透させていきたいと考えています。

システムのユーザーである当社の従業員にとって、使いやすいシステムとなるためのブラッシュアップを続けていきます。そのために、毎年アンケート調査を行い、使い心地や改善要望のヒアリングを行っています。システムは「使ってこそ」価値が出るものです。誰もが抵抗なく使えるようなシステムに改良を重ねていくことで、情報の共有化やコスト削減というシステム導入の狙いを実現していきたいです。